Zusammenarbeit

KanBan Papierschiffe

KanBan – der Türöffner für Selbstorganisation in übergreifenden Arbeitsprozessen

Nadine Kügeler

Seit ein paar Jahren erlebe ich einen gewissen Hype auf agile Methoden – genauso wie auf modern gestaltete Büros und die Möglichkeit im HomeOffice zu arbeiten. Die Sehnsucht der Arbeitswelt auf etwas Neues, etwas Was-es-besser-macht, scheint groß und irgendwie auch En Vogue zu sein. Besonders häufig zu beobachten ist dabei auch die Arbeit mit Teamboards und das egal, ob analog oder vermehrt digital.

In der Regel sind die Boards mit den Spaltenüberschriften toDo (zu erledigen), Doing (in Arbeit) und Done (erledigt) versehen. Oft gepaart mit kreativen Elementen, wie Fotos der Teammitgliedern an den einzelnen Aufgaben, bunten Linien, Emojis oder auch farbigen Hintergründen. Soweit so gut und das Auge isst schließlich mit.

Keine Frage, den Ansatz die Arbeit im Team durch eine Übersicht für alle transparent zu machen finde ich klasse. Es hilft jedem Einzelnen jederzeit einen Gesamtüberblick zur Auslastung des Teams und der anstehenden bzw. laufenden Themen zu bekommen und sich selbstständig informieren zu können. Viele Teams erhoffen sich dadurch mehr Effizient und Effektivität in der Abarbeitung ihrer Aufgaben – aber vor allem weniger getrieben und mehr Herr ihrer Lage zu sein.

Nur was ich auch beobachte ist, dass sich die Spalten toDo und Doing in rasanter Geschwindigkeit füllen und die Spalte Done eher mäßig Zuwachs erhält. Zudem nehme ich die Teams häufig weiterhin als getrieben und eher als Betriebsfeuerwehr wahr. Zwar können sie dank des Boards nun sehen, welche Menge an Themen sie parallel bearbeiten – das nimmt ihnen den Druck und die Überlast aber nicht. Eher im Gegenteil: Durch die Visualisierung verstärkt sich das Gefühl wenig zu leisten und nichts zu Ende bringen zu können. Das Team hat es nun quasi schwarz auf weiß (oder bunt). Ein gutes Beispiel für eine so genannte Verschlimmbesserung.

KanBan kann was!

Warum glaube ich ist die Situation oft so und, was braucht es, damit diese Teams wirklich weiterkommen? Gerne mag ich dir meine Sichtweise auf die Erfolgsfaktoren reingeben. Das bedeutet nicht, dass die Teams, die ich beobachtet habe, all diese Punkte verbessern müssten. Viel mehr soll es eine vollständige Sammlung der Aspekte sein, die für den Erfolg der Methode aus meiner Sicht relevant sind und die ich mit euch teilen mag. Daher seht es gerne wie einen Supermarkt und nehmt euch das mit, was ihr für euren Kontext gebrauchen könnt.

1) Checkt gemeinsam, ob KanBan zu eurer Herausforderung passt!

KanBan eignet sich für die Bearbeitung von komplizierten Aufgabenstellungen und geteilten Arbeitsprozessen. Also Aufgaben, bei denen das Problem und die Lösung zwar nicht trivial aber bekannt sind und damit durch genug Wissen und Experten bearbeitet werden können. Beispiele: Bau eines Logistikzentrums, der Bau oder die Reparatur eines ICEs, oder …
Arbeitet ihr in Kontexten, in denen es um komplexe Aufgabenstellungen geht – also bei denen das Problem und/oder die Lösung noch unklar sind – würde ich eher das erweiterte Framework von Scrum empfehlen, da hier der Fokus mehr auf dem gemeinsamen Erforschen als auf der gemeinsamen Abarbeitung liegt. Auch bei der Arbeit mit Scrum kann eine Teamboard Verwendung finden. Beispiele: Einführung einer neuen Software, Änderungen von Organisationsstrukturen, Aufbau neuer Geschäftsbereiche, oder …

2) Checkt im Team, ob die Aufgaben auch wirklich klein genug sind!

Ja, das meine ich ernst. Denn es bringt euch nicht weiter, wenn ihr zum Beispiel ein gesamtes Projekt als eine Aufgabe definiert. Stattdessen teilt dieses Projekt in die einzelnen Tätigkeiten auf und macht daraus jeweils eine Aufgabe für euer Board. Dadurch generiert ihr einen echten Überblick über die tatsächliche Menge an fachlichen Aufgabenstellungen und könnt diese auf das Team verteilen, im Krankheitsfall einspringen oder gar mögliche Hindernisse in den einzelnen Bearbeitungsschritten erkennen. Überlegt gemeinsam im Team, in welcher Granularität ihr die Aufgaben erfasst.

3) Fokussiert euch mit den Aufgaben auf den Kundennutzen und den Output!

Checkt doch einmal eure Aufgaben. Sind das eher Aufgaben, die euch die Arbeit innerhalb des Teams und/oder der Organisation erleichtern? Oder sind das Aufgaben, die einen wirklichen Output (Ergebnis) und damit einen echten Outcome (Nutzen) für eure Kunden generieren. Diese würde ich immer priorisiert bearbeiten und vor allem zu Ende bringen. Start finishing!

4) Legt je Teammitglied ein Limit für die Spalte Doing fest!

Hierbei handelt es sich um die so genannten WIPs (Work-in-Progress-Limits) aus der KanBan Methode. Dieses Limit legt fest, an wievielen Aufgaben ein Team gleichzeitig arbeiten darf. Meiner Meinung nach der Game Changer, wenn ihr mit der Methode wirklich die Effektivität (die richtigen Dinge tun) und Effizienz (die Dinge richtig tun) erhöhen wollt.

Warum? Weil es wie beim Jonglieren ist. Je nach Kompetenz, Berufserfahrung, persönlicher Entwicklung oder auch den individuellen und kollektiven Rahmenbedingungen, können mehr oder weniger Bälle gleichzeitig in der Luft gehalten werden. Wenn ihr in einem Team mit vergleichbaren Aufgaben und Kompetenzen unterwegs seid, könnt ihr auch ein WIP-Limit festlegen, was für das gesamte Team gilt. Ist das Limit erreicht und es sind noch Kapazitäten frei, dann kann das Team oder der Einzelne die Teamkolleg:innen unterstützen und/oder sich neue Aufgaben schnappen. Es darf also auch mehr sein, wenn die Kapazitäten es zulassen.

Seid mutig und startet einfach mit euren Erfahrungswerten. Denn es heißt ausprobieren, lernen, ausprobieren, lernen, … und euch dadurch immer weiter zu verbessern.

5) Plant auch Zeit für Weiterbildung, Teammeetings, interne Vernetzung, … ein!

Bei der Festlegung von WIPs berücksichtigt bitte auch euren Kontext. Das heißt, wieviel könnt ihr zusätzlich zu (Team)Meetings, interner Vernetzung, Weiterbildung und dem, was für eure individuelle Arbeitsumgebung noch wichtig ist, wirklich schaffen.

6) Haltet euch an das Pull-Prinzip als Türöffner!

Was haben Türen mit KanBan und Teamarbeit zu tun?! Ich finde eine ganze Menge und mag euch auch gern erklären warum. Oftmals haben Türen in öffentliche Gebäuden die Kennzeichnung Push (Drücken) oder Pull (Ziehen).

Stellt euch im Team vor, dass eure Kunden und Stakeholder die Aufgaben und Anforderungen wie ein Geschenkpaket überreichen wollen. Wird die Tür vom Überbringer einfach nur aufgedrückt (Push-Prinzip), können mehrere Situationen entstehen. Zum Beispiel Verletzung durch Kollision, weil auf der anderen Seite jemand die Türe gerade öffnen wollte. Oder es ist schlichtweg niemand da, der das Geschenk in Empfang nehmen kann. Vielleicht es kann dem Überbringer auch passieren, dass jemand gehetzt zur Türe kommt, da er oder sie eigentlich gerade mit anderen Dingen beschäftigt ist. Eine Situation, die man oft auch aus dem privaten Umfeld kennt. Der Paketzusteller klingelt und eigentlich kocht man gerade, duscht oder steckt mitten in einer Telefonkonferenz. Dann muss man unterbrechen oder ist nur noch mit halbem Ohr und Auge dabei, was die Qualität für die eigentliche Aufgabe mindert und einen unter Druck setzen kann.
Wird die Türe hingegen vom Empfänger eigenständig geöffnet, kann dieser das Paket mit offenen Armen sowie echtem Interesse und Zeit für das Anliegen empfangen. Für den Überbringer kann das bedeuten, dass er eventuell warten oder zu einem anderen Zeitpunkt noch einmal wiederkommen muss. Dann kann er aber gewiss sein, dass er die volle Aufmerksamkeit bekommt. Dies beschreibt das so genannte Pull-Prinzip.

Übersetzt in die KanBan Methode heißt das, dass sich die Spalte toDo gerne füllen kann. Allerdings entscheidet das Team, wann es welche Aufgabe aus dieser Spalte in das Doing übernimmt.

Dadurch zieht es sich die Aufgaben selbstständig in die Bearbeitung. So wird zwar weniger angefangen, aber der Output erhöht, da durch die fokussierte Bearbeitung die Durchlaufzeiten verringert werden und weniger lang Unfertiges liegen bleibt. Zudem kann die Qualität konstant hoch gehalten werden oder sich sogar noch verbessern. Auch auf das Gefühl des Einzelnen hat diese Art der Aufgabenverteilung eine positive Wirkung, da man das Gefühl von Steuerbarkeit und Selbstwirksamkeit entwickelt.

7) Schaut regelmäßig auf eure Zusammenarbeit und die eingesetzte Methode!

Wie fast alle agile Methoden steht und fällt auch KanBan mit regelmäßigen Reviews und Retrospektiven. Meine Erfahrung nach empfiehlt es sich, dass das Team alle 6-8 Wochen (zum Start sicherlich häufiger) zusammenkommt und auf folgende Fragestellungen schaut:

  • Was haben wir in den letzten Wochen erreicht und wo sehen wir fachlich Optimierungspotentiale für die entsprechenden Arbeitsprozesse? (Review)
  • Wie war die Zusammenarbeit im Team und wie hat uns die KanBan Methode geholfen, wo noch behindert und was wollen wir beibehalten oder verändern? (Retrospektive)

Aus allen gesammelten Ideen könnt ihr im Team z.B. durch Bepunktung oder Ranking die 1-2 Dinge nominieren, die ihr in der nächsten Phase verändern wollt. Stehen diese fest, werden sie als eigene Aufgaben mit in das Board übernommen und zur Bearbeitung aufgegriffen.

Mein Fazit zur KanBan Methode

Du siehst: KanBan kann mehr, als nur ein Board mit 3 Spalten sein. Die Methode kann euch zu einer ressourcenschonenden und zielführenden Teamperformance mit höherem Nutzen für den Kunden verhelfen. Und letztendlich für den Einzelne auch wieder mehr ein Gefühl von Selbstwirksamkeit und Kontrolle über die eigene Arbeitsleistung bringen.

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Training: Agile Transformation
Corporate Purpose – Selbstorganisation mit Sinn

Corporate Purpose – Selbstorganisation mit Sinn

Nadine Kügeler

Corporate Purpose – Unternehmenssinn oder -zweck – ist aktuell in aller Munde. Dabei sei gesagt, dass es sich bei der Suche nach dem Purpose keinesfalls um eine Modeerscheinung in der Businesswelt handelt, sondern uns Menschen schon immer beschäftigt und angetrieben hat. Oder tust du Dinge, triffst du große Entscheidungen, von denen du nicht weißt, wofür sie gut sind?

Corporate Purpose – warum gerade jetzt?

In diesem Blogbeitrag gebe ich dir einen Einblick in meine Gedanken und Erfahrungen zum Thema und du darfst gerne sehr kritisch prüfen, was du für dich und deinen individuellen Kontext gebrauchen kannst.

Warum wird das Thema Purpose gerade so gehypt? Sind Buzzwords wie Agilität, VUCA oder Digitalisierung mittlerweile zu abgedroschen oder überholt, sodass es etwas Neues braucht? Meine ganz persönliche Hypothese ist, dass sich dieser auf den ersten Blick erscheinende Trend durch die Entwicklung der letzten beiden Jahre ganz von alleine abgezeichnet hat. Denn nie war durch Isolation und die Beschränkung auf das Wesentliche so viel Zeit mit sich selbst und dem eigenen Leben wie jetzt durch. Nie spielten die Themen Gesundheit und Selbstwirksamkeit gesamtgesellschaftlich eine so große Rolle (ok, zumindest nicht in den Jahren, in denen ich mich schon im Arbeitsleben befinde ?). Daher verwundet es mich auch nicht, dass bereits im Jahr 2020 die Wechselbereitschaft von Arbeitnehmer:innen bei 51,6% lag (Verweis auf Studie).

Viele fragen sich, ob sie noch das Richtige tun, ob sie ihre Lebenszeit gut investieren und, ob die eigenen Schwerpunkte und Vorstellungen im Privaten und beruflichen Leben richtig gesetzt sind. Diese für alle Altersgruppen geltende Midlife-Crisis hinterfragt nicht nur was getan wird, sondern auch vielmehr wie und für wen etwas getan wird.  

Wollen Unternehmen in dieser unsicheren Zeit ihre Mitarbeiter:innen halten, gilt es, gemeinsame Ziele sichtbar zu machen. Wofür treten Mitarbeiter:innen jeden Tag an? Für wen investieren sie ihre Lebenszeit und vor allem, passt dieser zu ihrem persönlichen Lebenszweck, zu ihren Überzeugungen und Werten? Um Antworten auf diese Fragen zu finden, können Unternehmen durch ein Bewusstsein zum individuellen Unternehmenszwecke und den entsprechenden Werten Hilfestellung leisten und wieder mehr Identifikation für Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner ermöglichen. Und das nicht durch logische Argumentation, sondern durch eine echte, emotionale Bindung.

Ein weiterer Punkt, warum das Thema Purpose für Unternehmen immer mehr Aufmerksamkeit erhält, ist aus meiner Sicht der immer größer werdende wirtschaftliche Druck nach Innovation, Output und Effizienz. Kaum ein Unternehmen in der freien Wirtschaft kann es sich leisten ineffizient zu arbeiten und nicht jede Arbeitskraft in der Organisation voll zu nutzen. Nicht umsonst hat die Digitalisierung auch schon vor der Pandemie in vielen Unternehmen Prozesse und Durchlaufzeiten optimiert und innovative, ja sogar disruptive Geschäftsmodelle hervorgebracht.

Corporate Purpose – die Klammer für echte Selbstorganisation

Damit das möglich ist, benötigt es Übertragung der unternehmerischen Verantwortung auf das gesamte Team. Denn nur durch Verantwortung und Gestaltung von Einzelnen allein, ist meiner Erfahrung nach die Dynamik und Komplexität der Marktentwicklung nicht mehr zu managen. Viele Unternehmen setzten daher in den letzten Jahren in der Organisationsentwicklung auf Selbstorganisation und erhoffen sich damit mehr Geschwindigkeit durch kürzere, direktere Entscheidungswege und mehr Innovationen sowie neue Geschäftsmodelle durch Schwarmintelligenz.

Was bedeutet Selbstorganisation eigentlich? „Selbstorganisation beschreibt die Prozesse und Interaktionen, in denen ein soziales System seine Strukturen und Vorgehensweisen selbst produziert und aufrechterhält. Sie beschreibt, wie ein System aus weniger geordneten Zuständen Strukturen (beobachtbare Ordnung) aufbaut und aufrechterhält.“ (siehe hier.) Und das ohne steuernde oder regulierende Interaktionen von außen. Es ist quasi aus sich selbst heraus überlebensfähig.

Damit sich Teams selbst steuern können, braucht es eine gemeinsame Ausrichtung, an der sich das System orientieren kann. Ein gemeinsam getragenes Vorhaben, welches begründet, dass es Sinn macht dieses individuelle System zu unterstützen. Der Sinn und Zweck setzt damit die Klammer bzw. die Challenge für alles, was in der Organisation passiert und wie sie sich weiterentwickelt. Daran können sich dann Unternehmenswerte, alle Rollen mit ihren Aufgaben, Entscheidungen und Verhaltensweisen orientieren und synchronisieren. Mit Blick auf jeden Einzelnen und auch für die jeweiligen Teams und letztendlich damit auch für die gesamte Organisation.

Modell der logischen Ebenen nach Robert Dilts

Gerade für produkt- und dienstleistungsorientierte Unternehmen, ist es spannend, den individuellen Purpose aufzudecken, da sich dieser oft nicht wie bei gemeinnützigen Organisationen aus ihrer ursächlichen Aufgabe heraus ergibt. Unternehmen in der freien Wirtschaft stehen mit ihrem Angebot meist nicht als Monopol am Markt, sodass es herauszufinden gilt, was dieses eine Unternehmen einzigartig und für die Gesellschaft wichtigmacht. Ganz salopp gesagt: Es kann ja auch schließlich jeder andere auch z.B. Lebensmittel, Möbel, Werkzeug, Software etc. verkaufen.

Personal Purpose – it´s a match?

Doch noch mal einen Schritt zurück. Denn spannend ist ja nicht nur den Sinn und Zweck der Organisation, für die man arbeitet, zu kennen, sondern vor allem sein eigenes, persönliches Wofür. Nicht immer ist dieser persönliche Antrieb schon bewusst und trotzdem handeln wir wie selbstverständlich und logisch danach.

Um sein persönliches Wofür herauszufinden, kann man z.B. mit folgenden Fragen einsteigen: Welche Probleme, Herausforderungen in Unternehmen oder in der Gesellschaft bewegen mich? Was will ich auf Grund meiner eigenen, persönlichen Erfahrungen und Lebensgeschichte verändern? Das muss nicht immer der Weltfrieden sein, obwohl dies gerade sehr erstrebenswert wäre.

Ergänzend dazu lohnt sich Biographiearbeit mit dem eigenen Leben bis hier her. Auf das zurückzuschauen, was man in der Vergangenheit erlebt hat, Ereignisse festzuhalten, an denen man gewachsen ist und sich bewusst zu machen wofür man gerne seine (Lebens-)Zeit investiert hat, können Muster und Hinweise erkennen lassen. Wichtig ist darauf zu vertrauen, dass der innere Kompass bereits vorhanden ist und man intuitiv danach handelt – und sollte es mal nicht so sein, merkt man dies meist sehr schnell.

Doch wofür ist es gut sein persönliches Wofür zu kennen? Ist das nicht auch etwas esoterisch? Ich würde sagen: Ganz im Gegenteil. Wenn ich weiß, dass meine Tätigkeiten auf meinen persönlichen Sinn und Zweck einzahlen, bin ich mit Spaß, Leichtigkeit, Engagement und Großzügigkeit (…) dabei. Ich bin so richtig im Flow.

Bei mir ist es die Gestaltung wirksamer Zusammenarbeit. Denn einen großen Teil unserer Zeit und damit unseres Lebens verbringen wir mit Arbeit. In der Vergangenheit war ich frustriert, wenn ich in Umgebungen gearbeitet oder beobachtet habe, wie Zeit mit „Beschäftigt sein“ und vor allem „Miteinander beschäftigt sein“ verschwendet wurde. Und oftmals noch gepaart mit unnützen Tätigkeiten oder negativem Miteinander. Daher habe ich für mich irgendwann beschlossen dazu beizutragen, dass gemeinsam mit Leichtigkeit nutzenstiftende Ergebnisse geschaffen werden können. Daran richte ich mich mit allen Rollen, die sich in meinem Leben ergeben, aus – ob als Kollegin, Projektleiterin, Führungskraft, Coach oder Trainerin.

Das ist nur mein persönliches Beispiel. Unterm Strich entscheidet jeder individuell für sich selbst, was wirklich sinn- und bedeutungsvoll ist.

Corporate Purpose – los geht´s!

Genau auf diese Weise gestaltet sich auch der Prozess für ein Unternehmen, um den entsprechenden Purpose auszupacken. Ich sage bewusst auspacken. Denn der Purpose einer Organisation ist wie dein persönlicher Sinn und Zwecke schon immer da. Er ergibt sich aus der Vergangenheit mit Blick auf die Herausforderungen der Zukunft und liegt damit in der DNA einer Organisation.  Also ist es nur logisch, diesen sichtbar zu machen und im Weiteren mit Leben zu füllen, damit er spürbar wird.

Du hast wahrscheinlich schon gemerkt, dass die Arbeit am und mit dem Corporate Purpose sich nicht dazu eignet, ihn einfach in ein Team zu delegieren oder sogar anzuweisen. Die Entscheidung, sich dem Purpose anzuschließen und ihn mit Leben zu füllen, obliegt jedem einzelnen Teammitglied selbst. Daher sind Unternehmen meiner Erfahrung nach gut beraten, diesen Prozess transparent, partizipativ und iterativ zu gestalten, damit ein echtes Commitment und dann auch eigenverantwortliches Handeln möglich sind.

Du hast noch Fragen zum Thema oder bist noch unsicher, wie du die Umsetzung in deinem Team, Projekt oder deiner Organisation gestalten kannst? Dann melde dich gerne bei mir und wir schauen gemeinsam, wie ich dich oder euch unterstützen kann.

Melde dich gerne unter: nadine.kuegeler@wirkzam.de

Ich freue mich auf deine Anfrage!

Mehr zu mir findest du hier: https://wirkzam.de/ueber-mich/

Corporate Purpose Buchtipps

Für den Unternehmensprozess:

Purpose Driven Organizations: Sinn – Selbstorganisation – Agilität, Franziska Fink und Michael Moeller

Reinventing Organizations visuell: Ein illustrierter Leitfaden sinnstiftender Formen der Zusammenarbeit, Frederic Laloux

Für den persönlichen Sinn & Zweck:

The Big Five for Life: Was wirklich zählt im Leben, John Strelecky

Das Café am Rande der Welt: eine Erzählung über den Sinn des Lebens, John Strelecky

Über den Sinn des Lebens, Viktor E. Frankl

Wer ein Warum zu leben hat: Lebenssinn und Resilienz, Viktor E. Frankl

Wer, wie, was? Warum Rollenklärung für eure Zielerreichung wichtig ist!

Wer, wie, was? Warum Rollenklärung für eure Zielerreichung wichtig ist!

Nadine Kügeler

Der, die das! Wieso, weshalb, warum? Wer nicht fragt, bleibt dumm!

Intro Sesamstraße

Was im Intro einer immer noch beliebten Kindersendung so fröhlich und locker von einer Scharr bunter Fabelwesen gesungen wird, hat aus meiner Sicht einen entscheidenden Impact auf den Erfolg deines Teams. Es geht um Ziele und es geht um Rollen, Verantwortungen, Aufgaben und es geht sogar um das Wofür! Alles Fragen, deren Klärung für unseren Führungs- und Arbeitsalltag eine Selbstverständlichkeit sein sollten und die oft in der Hektik des Tagesgeschäftes und des Umsatzsdrucks untergehen.

Für mich sind sie jedoch entscheidende Schlüssel, um dein Team zu fokussieren und auszurichten. Sie bilden den Rahmen, damit du gemeinsam mit deinen Mitarbeitern und/oder deinem Projektteam an den für euer Unternehmen wichtigen und richtigen Themen effizient arbeiten kannst.

Wieso, weshalb, warum?

Im ersten Schritt geht es natürlich um Ziele und den Sinn und Zweck. Also die Antwort auf die Frage, wofür euer Unternehmen steht bzw., welchen Zweck es erfüllt. Dabei kann statt des Sinns auch eine Vision verfolgt werden. Je nachdem, was zu euch und eurem Unternehmen passt oder was schon gemeinsam erarbeitet wurde. Davon abgeleitet ergeben sich Ziele, deren Erreichung mit Hilfe einer Strategie ermöglicht werden.

Wer, wie, was?

Nach der Zielklärung gilt es zu überlegen, welche Rollen ihr im Team oder Projekt benötigt, um die Strategien zur Zielerreichung umsetzen zu können. Und zwar personenunabhängig! Das ist für mich auch der entscheidende Faktor. Denn auch wenn du bereits ein festes Team oder Projektteam hast, ist es wirksamer und hilfreicher, den tatsächlichen (!) Bedarf für die Zielerreichung zu ermitteln. Ganz ohne Restriktionen, z.B. durch bestimmte Personen.

Meiner Erfahrung nach empfiehlt es sich für eine Rollenbetrachtung neben dem Blick auf das WAS die Rolle zu erfüllen hat, auch die Perspektive auf das WIE zu erweitern. Eine solche ganzheitliche Rollenklärung bezieht neben den Tätigkeiten bzw. Aufgaben auch die Definition nachfolgender Punkte mit ein:

  • Schnittstellen
  • Stärken, Kompetenze, Wissen
  • Werkzeuge
  • Herausforderungen und Chancen
  • Verantwortungen und Entscheidungen

Mit diesem Gesamtblick werden alle relevanten Rollen in eurem Team oder Projekt definiert. Geschieht dies kooperativ im Team, könnt ihr dadurch ein gemeinsames Verständnis und damit eine gemeinsame Grundlage für die Zusammenarbeit schaffen. Durch die Partizipation und die damit vorhandene Möglichkeit der Mitgestaltung, ist meiner Erfahrung nach auch die Identifizierung mit den Rollen automatisch größer.

Durch den entstandenen Überblick aller Rollen in einem Team, habt ihr auch die Möglichkeit – innerhalb der Aufgabenstellungen oder eines Prozesses – bisher unbesetzte Lücken oder auch doppelte Bearbeitung zu identifizieren und damit die Chance, zukünftig Arbeitszeit sinnvoller einzusetzen.

Sind die Rollen klar, steigt das Team gemeinsam in die Besetzung der Rollen ein. Ich gestalte dies gerne freiwillig und selbstorganisiert. Sollte dies in deinem Kontext nicht möglich sein, empfiehlt es sich die Zuweisung zu Personen im Team transparent und nachvollziehbar zu kommunizieren. Rollen, die durch niemanden besetzt werden wollen, beinhalten oft Aufgaben, die als nutzlos, sinnlos oder sogenannte „Monkey-Jobs“ angesehen werden. Nutzt dann diese Chance im Team offen zu besprechen, woher die Ablehnung rührt. Auch hier gibt es viel Potential den Einsatz von Arbeitszeit zukünftig zu optimieren.

Durch die vorhandene Soll-Beschreibung der zu besetzenden Rolle, kann im Einzelgespräch gemeinsam geprüft werden, ob die vorliegenden Erwartungshaltungen erfüllt werden können oder, wo noch Unterstützungsbedarf wie z.B. Schulungen, Befugnisse, Berechtigungen, Zugänge, etc. besteht. Deine Aufgabe als Führungspersönlichkeit ist es dann, die besprochenen Punkte zu organisieren.

Der wirkzame Rollencanvas – eine Rolle, ein Überblick

Um den Überblick so einfach wie möglich zu gestalten, habe ich einen Rollencanvas entwickelt. Diesen nutze ich sowohl für die Gestaltung eines Teamprozesses sowie für Transparenz in meinen Projektteams. Mit dieser Leinwand (=Canvas engl.) haben alle im Team eine schnelle Sicht auf die notwendigen Punkte und Themen. Für die Erarbeitung im Team kann nach einem Brainstorming der zu definierenden Rollen erst einmal jeder für sich den Canvas ausfüllen. Im Anschluss können die verschiedenen Perspektiven und Inhalte dann im Team konsolidiert, besprochen und verhandelt werden. Alternativ kann der Canvas auch gemeinsam mittels Brainstorming im Team gefüllt werden. Wähle gerne die Methodik und Vorgehensweise, die am Besten zu dir und deinem Team passt.

Mehr zum Rollencanvas und wie du ihn einsetzen kannst, erfährst du im passenden Video aus meinem Videoblog.

Den Rollencanvas kostenlos für dich zum Mitnehmen!

Vorlage_Rollencanvas_wirkzamHerunterladen
Die Rolle der Führungspersönlichkeit als Teil des Teams beleuchten!

Da du als Führungspersönlichkeit auch zum Team gehörst und als Teil des Systems eine Rolle übernimmst, definiere diese bitte auch gemeinsam mit dem Team. Das schafft neben Transparenz und Klarheit auch ein Gleichgewicht und Gefühl der Fairness. Eine Form dies spielerisch zu gestalten, ist z.B. Delegation Poker. Alles was du dazu brauchst, findest du zum kostenlosen Download bei www.cocondi.de (unbezahlte Werbung).

https://www.cocondi.de/wp-content/uploads/2018/10/M30_Delegation-Poker-2015-self-print-A4-German.pdf

Mein Fazit

Neben Vision, Sinn, Zielen und Strategien schaffst du durch transparente Rollen einen Rahmen für selbstständiges und selbstorganisiertes Arbeiten und damit effiziente und effektive Zielerreichung. Zudem sorgst du für eine wirksame und transparente Zusammenarbeit innerhalb deines Teams, der Organisation und mit Euren Kunden. Überlegt gemeinsam im Team und Projekt, welche Rollen ihr für eure Zielerreichung benötigt und das kurz- sowie auch langfristig. Denn Rollenklärung ist keine „Einmalaktion“, sondern darf regelmäßig auf die Weiterentwicklung eures Kontextes angepasst werden.

Du hast noch Fragen zum Thema oder bist noch unsicher, wie du die Umsetzung in deinem Team, Projekt oder deiner Organisation gestalten kannst? Dann melde dich gerne bei mir und wir schauen gemeinsam, wie ich dich oder euch unterstützen kann.

Melde dich gerne unter: nadine.kuegeler@wirkzam.de

Ich freue mich auf deine Anfrage!

Wofür ist es wichtig „agil“ zu sein? Agile Zusammenarbeit als Allheilmittel?

Wofür ist es wichtig „agil“ zu sein? Agile Zusammenarbeit als Allheilmittel?

Nadine Kügeler

Über die Bedeutung von Agilität für wirksame Zusammenarbeit

„Wofür ist es wichtig agil zu sein?“ Das ist die Frage, die ich meistens stelle, wenn Kunden oder Kolleg*inn*en zu mir kommen und die Zusammenarbeit in ihrem Team „agil“ aufsetzen wollen. Natürlich könnten wir gemeinsam einfach loslegen und agile Frameworks und Methoden in den Teams implementieren. Doch warum dieses Vorgehen aus meiner Sicht nicht sinnvoll ist und was es braucht, damit „agiles Arbeiten“ auch einen positiven Beitrag auf wirksame Zusammenarbeit in deinem Team hat, mag ich dir in diesem Blog Beitrag erzählen.

Agile Zusammenarbeit ist aktuell das Thema Nummer eins in Strategieplanungen und hat längst den Weg aus der Softwareentwicklung heraus gefunden. Doch was steckt eigentlich hinter diesem Hype? Nach meiner Erfahrung ist es oft der Wunsch, dass Teams und Organisationen dynamischer, schnell anpassungsfähig und innovativer zu werden.

Aber warum kann nicht alles so bleiben, wie es ist?

Natürlich ist das eine Option. Doch viele Organisationen verspüren nicht erst seit Corona einen Veränderungsdruck, vor allem durch die Digitalisierung der Märkte. Die Aktivitäten von Unternehmen sind nicht mehr linear planbar, denn meist ist auf Grund der Komplexität des Marktes unvorhersehbar, wie dieser reagieren und sich weiterentwickeln wird. Im Umkehrschluss bedeutet dies für Organisationen und Teams, dass die etablierten Lösungsansätze, Vorgehensweisen und Handlungsmuster nicht mehr ausreichen, um den Herausforderungen der Zukunft zu begegnen. Und auf den einzelnen Mitarbeiter in Teams und Organisationen heruntergebrochen bedeutet dies, dass je nach Rolle und Aufgabengebiet neue Kompetenzen benötigt werden.

Doch einfach so den Schalter umlegen und eine neue Form der Zusammenarbeit implementieren zu können ist illusorisch. Denn die vorhandenen Routinen und Muster haben sich über Jahrzehnte oder vielmehr Jahrhunderte in Organisationen etabliert und haben bislang den Erfolg und das Bestehen am Markt gesichert. Deshalb ist es umso wichtiger genau zu klären und zu beschreiben, wofür sich die Arbeitsweise und damit die Zusammenarbeit im Team und der Organisation jetzt ändern darf und was dadurch möglich werden soll. Getreu dem Motto, was läuft gut und was darf anders/besser sein und warum. Denn mal ganz ehrlich, würdest du einen sicheren Wanderweg im unbekannten Gebirge verlassen, wenn du nicht weißt, wozu das gut sein soll bzw. was dadurch möglich ist? (Rotkäppchen ist auch nur vom Weg abgekommen, weil sie dadurch die Chance gesehen hat, der kranken Großmutter eine Freude mit einem frischen Blumenstrauß zu machen. Quelle: https://www.grimmstories.com/de/grimm_maerchen/rotkaeppchen)

Du siehst also, dass es mehr braucht, als agile Methoden und Frameworks einzuführen. Vielmehr braucht es den Dialog und den Austausch mit den Mitarbeitern des Teams und der Organisation, um gemeinsam einen Sinn und eine Definition für agiles Arbeiten zu schaffen. Im zweiten Schritt braucht es dann den passenden Kontext. Denn agile Arbeitsweisen beruhen meiner Auffassung nach auf der Annahme, dass sich Teams am Kunden ausgerichtet und in einem definierten Rahmen (Framework) selbst steuern können. Für dich in der Rolle als Führungspersönlichkeit bedeutet dies neue Denkmuster und Aufgaben ( dazu gibt es bald einen eigenen Blogbeitrag). Erst dann steht für mich die Auswahl und die Einführung von zu dem Ziel passenden (agilen) Methoden, Tools und Frameworks auf dem Plan.

Was eine agile Haltung mit wirksamer Zusammenarbeit zu tun hat?

Um das zu beantworten mag ich gerne erst einmal meine Definition einer agilen Haltung teilen. Denn agil zu sein heißt für mich

  • großzügig zu sein, ohne eine Gegenleistung zu erwarten
  • überzeugt zu sein, dass zusammen die beste Lösung geschaffen werden kann
  • Diversität als Chance zu sehen
  • dauerhaft zu lernen und zu wachsen
  • selbst veränderungsbereit und neugierig zu sein
  • Vertrauen in die Kompetenz jedes Einzelnen im System zu haben, dass dieser weiß, was gut für ihn ist
  • jeden zu nehmen, wie er ist (jeder Jeck ist anders – ok, das ist ein kölscher Glaubenssatz)
  • mutig zu sein, Verantwortung zu übernehmen und kleine Schritte auszuprobieren
  • die Bedürfnisse des Anderen für den ich etwas tue – sei es mein Kunde, mein Mitarbeiter, mein Team, mein Projekt,… – zu kennen, um zu entscheiden, ob ich einen Nutzen stiften kann und will
  • selbst reflektiert in meinen Entscheidungen und meinem Handeln zu sein

Mit dieser Haltung schaffst du die Basis, dass jeder Einzelne für sich und mit anderen zusammen im Team und in der Organisation auch bei noch unklaren Herausforderungen motiviert, aktiv und wirksam agieren kann. Als Ergänzung geben zum Ziel passende (agile) Frameworks und Methoden den strukturgebenden Rahmen und schaffen damit die Möglichkeit wirksame Zusammenarbeit zu gestalten. Dies wirkt sich positiv auf die Effizienz und Effektivität deines Teams aus und ihr könnt jedes Gebirge gemeinsam erklimmen.

Du hast auch vor in deinem Team oder deine Organisation agile oder neue Arbeitsweisen einzuführen? Dann wünsche ich dir viel Spaß beim Ausprobieren, Austausch und Gestalten.

Du hast noch Fragen zum Thema Agilität oder bist noch unsicher, ob das was für Euch ist? Dann melde dich doch gerne bei mir und wir besprechen, wie ich dich/Euch unterstützen kann.

Melde dich gerne unter: nadine.kuegeler@wirkzam.de

Ich freue mich auf deine Anfrage!