Wer, wie, was? Warum Rollenklärung für eure Zielerreichung wichtig ist!

Wer, wie, was? Warum Rollenklärung für eure Zielerreichung wichtig ist!

Der, die das! Wieso, weshalb, warum? Wer nicht fragt, bleibt dumm!

Intro Sesamstraße

Was im Intro einer immer noch beliebten Kindersendung so fröhlich und locker von einer Scharr bunter Fabelwesen gesungen wird, hat aus meiner Sicht einen entscheidenden Impact auf den Erfolg deines Teams. Es geht um Ziele und es geht um Rollen, Verantwortungen, Aufgaben und es geht sogar um das Wofür! Alles Fragen, deren Klärung für unseren Führungs- und Arbeitsalltag eine Selbstverständlichkeit sein sollten und die oft in der Hektik des Tagesgeschäftes und des Umsatzsdrucks untergehen.

Für mich sind sie jedoch entscheidende Schlüssel, um dein Team zu fokussieren und auszurichten. Sie bilden den Rahmen, damit du gemeinsam mit deinen Mitarbeitern und/oder deinem Projektteam an den für euer Unternehmen wichtigen und richtigen Themen effizient arbeiten kannst.

Wieso, weshalb, warum?

Im ersten Schritt geht es natürlich um Ziele und den Sinn und Zweck. Also die Antwort auf die Frage, wofür euer Unternehmen steht bzw., welchen Zweck es erfüllt. Dabei kann statt des Sinns auch eine Vision verfolgt werden. Je nachdem, was zu euch und eurem Unternehmen passt oder was schon gemeinsam erarbeitet wurde. Davon abgeleitet ergeben sich Ziele, deren Erreichung mit Hilfe einer Strategie ermöglicht werden.

Wer, wie, was?

Nach der Zielklärung gilt es zu überlegen, welche Rollen ihr im Team oder Projekt benötigt, um die Strategien zur Zielerreichung umsetzen zu können. Und zwar personenunabhängig! Das ist für mich auch der entscheidende Faktor. Denn auch wenn du bereits ein festes Team oder Projektteam hast, ist es wirksamer und hilfreicher, den tatsächlichen (!) Bedarf für die Zielerreichung zu ermitteln. Ganz ohne Restriktionen, z.B. durch bestimmte Personen.

Meiner Erfahrung nach empfiehlt es sich für eine Rollenbetrachtung neben dem Blick auf das WAS die Rolle zu erfüllen hat, auch die Perspektive auf das WIE zu erweitern. Eine solche ganzheitliche Rollenklärung bezieht neben den Tätigkeiten bzw. Aufgaben auch die Definition nachfolgender Punkte mit ein:

  • Schnittstellen
  • Stärken, Kompetenze, Wissen
  • Werkzeuge
  • Herausforderungen und Chancen
  • Verantwortungen und Entscheidungen

Mit diesem Gesamtblick werden alle relevanten Rollen in eurem Team oder Projekt definiert. Geschieht dies kooperativ im Team, könnt ihr dadurch ein gemeinsames Verständnis und damit eine gemeinsame Grundlage für die Zusammenarbeit schaffen. Durch die Partizipation und die damit vorhandene Möglichkeit der Mitgestaltung, ist meiner Erfahrung nach auch die Identifizierung mit den Rollen automatisch größer.

Durch den entstandenen Überblick aller Rollen in einem Team, habt ihr auch die Möglichkeit – innerhalb der Aufgabenstellungen oder eines Prozesses – bisher unbesetzte Lücken oder auch doppelte Bearbeitung zu identifizieren und damit die Chance, zukünftig Arbeitszeit sinnvoller einzusetzen.

Sind die Rollen klar, steigt das Team gemeinsam in die Besetzung der Rollen ein. Ich gestalte dies gerne freiwillig und selbstorganisiert. Sollte dies in deinem Kontext nicht möglich sein, empfiehlt es sich die Zuweisung zu Personen im Team transparent und nachvollziehbar zu kommunizieren. Rollen, die durch niemanden besetzt werden wollen, beinhalten oft Aufgaben, die als nutzlos, sinnlos oder sogenannte „Monkey-Jobs“ angesehen werden. Nutzt dann diese Chance im Team offen zu besprechen, woher die Ablehnung rührt. Auch hier gibt es viel Potential den Einsatz von Arbeitszeit zukünftig zu optimieren.

Durch die vorhandene Soll-Beschreibung der zu besetzenden Rolle, kann im Einzelgespräch gemeinsam geprüft werden, ob die vorliegenden Erwartungshaltungen erfüllt werden können oder, wo noch Unterstützungsbedarf wie z.B. Schulungen, Befugnisse, Berechtigungen, Zugänge, etc. besteht. Deine Aufgabe als Führungspersönlichkeit ist es dann, die besprochenen Punkte zu organisieren.

Der wirkzame Rollencanvas – eine Rolle, ein Überblick

Um den Überblick so einfach wie möglich zu gestalten, habe ich einen Rollencanvas entwickelt. Diesen nutze ich sowohl für die Gestaltung eines Teamprozesses sowie für Transparenz in meinen Projektteams. Mit dieser Leinwand (=Canvas engl.) haben alle im Team eine schnelle Sicht auf die notwendigen Punkte und Themen. Für die Erarbeitung im Team kann nach einem Brainstorming der zu definierenden Rollen erst einmal jeder für sich den Canvas ausfüllen. Im Anschluss können die verschiedenen Perspektiven und Inhalte dann im Team konsolidiert, besprochen und verhandelt werden. Alternativ kann der Canvas auch gemeinsam mittels Brainstorming im Team gefüllt werden. Wähle gerne die Methodik und Vorgehensweise, die am Besten zu dir und deinem Team passt.

Mehr zum Rollencanvas und wie du ihn einsetzen kannst, erfährst du im passenden Video aus meinem Videoblog.

Den Rollencanvas kostenlos für dich zum Mitnehmen!

Die Rolle der Führungspersönlichkeit als Teil des Teams beleuchten!

Da du als Führungspersönlichkeit auch zum Team gehörst und als Teil des Systems eine Rolle übernimmst, definiere diese bitte auch gemeinsam mit dem Team. Das schafft neben Transparenz und Klarheit auch ein Gleichgewicht und Gefühl der Fairness. Eine Form dies spielerisch zu gestalten, ist z.B. Delegation Poker. Alles was du dazu brauchst, findest du zum kostenlosen Download bei www.cocondi.de (unbezahlte Werbung).

https://www.cocondi.de/wp-content/uploads/2018/10/M30_Delegation-Poker-2015-self-print-A4-German.pdf

Mein Fazit

Neben Vision, Sinn, Zielen und Strategien schaffst du durch transparente Rollen einen Rahmen für selbstständiges und selbstorganisiertes Arbeiten und damit effiziente und effektive Zielerreichung. Zudem sorgst du für eine wirksame und transparente Zusammenarbeit innerhalb deines Teams, der Organisation und mit Euren Kunden. Überlegt gemeinsam im Team und Projekt, welche Rollen ihr für eure Zielerreichung benötigt und das kurz- sowie auch langfristig. Denn Rollenklärung ist keine „Einmalaktion“, sondern darf regelmäßig auf die Weiterentwicklung eures Kontextes angepasst werden.

Du hast noch Fragen zum Thema oder bist noch unsicher, wie du die Umsetzung in deinem Team, Projekt oder deiner Organisation gestalten kannst? Dann melde dich gerne bei mir und wir schauen gemeinsam, wie ich dich oder euch unterstützen kann.

Melde dich gerne unter: nadine.kuegeler@wirkzam.de

Ich freue mich auf deine Anfrage!